Aide & Guide complet
Plateforme de gestion juridique multidisciplinaire — Avocats, Huissiers & Assistants
Tableau de bord
Vue d'ensemble instantanée de l'activité du cabinet
Vue d'ensemble
Le tableau de bord est la page d'accueil de l'espace cabinet. Il offre un aperçu en temps réel des indicateurs clés : dossiers actifs, clients, événements à venir et tâches en cours. Des raccourcis permettent de créer immédiatement un nouveau dossier ou un nouveau client.
Indicateurs en un coup d'œil
Tableaux latéraux
Quatre tableaux complètent la vue : Dossiers récents, Tâches à venir(triées par échéance la plus proche), Prochains événements et Clients récents. Chaque ligne est cliquable et mène directement à la fiche correspondante.
Les chiffres sont animés au chargement et reflètent uniquement les données accessibles à votre rôle (isolation par permissions).
Alertes & notifications
Tout ce qui requiert votre attention immédiate
Vue d'ensemble
La page Alertes (menu Pilotage) centralise les urgences du cabinet : tâches en retard ou échéant dans les 7 jours, événements des 7 prochains jours et factures échues non payées. Un panneau de notifications signale en plus les événements métier (démarches mises à jour, documents reçus, validations attendues…).
Tâches urgentes
En retard : échéance dépassée et statut ni terminé ni annulé.
Sous 7 jours : échéances imminentes, triées de la plus proche à la plus lointaine.
Chaque ligne renvoie au dossier concerné (référence interne cliquable).
Événements & factures
Événements prochains : audiences, rendez-vous et échéances des 7 prochains jours.
Factures en retard : factures dont la date d'échéance est dépassée et le statut différent de « Payée » — avec client et dossier associés.
Les alertes respectent l'isolation par rôle : vous ne voyez que les tâches, événements et factures des dossiers auxquels votre rôle vous donne accès. Consultez cette page chaque matin pour prioriser votre journée.
Gestion des clients
Base de données des clients (physiques, entreprises, administrations)
Vue d'ensemble
Le module Clients centralise toutes les informations sur vos clients. Chaque client possède un type (physique, entreprise, administration), un identifiant, des coordonnées et peut être lié à un ou plusieurs dossiers. Les clients peuvent aussi disposer d'un compte utilisateur pour accéder à l'espace client.
Créer un client
Démarrer
Cliquer sur + Nouveau client en haut à droite de la liste des clients.
Type de client
Choisir le type : Physique (personne), Entreprise ou Administration.
Identité
Renseigner la raison sociale (ou nom), l'identifiant fiscal et les représentants le cas échéant.
Coordonnées
Saisir téléphone et email — ces informations apparaîtront dans la liste et sur les documents.
Enregistrer
Le client apparaît immédiatement dans la liste, triée par ordre alphabétique.
Créer un client depuis un demandeur
Le formulaire « Nouveau client » propose en tête un bloc « Créer depuis un demandeur existant » : sélectionnez un demandeur du module Démarches adm. pour pré-remplir type, raison sociale, identifiant (NINEA / n° de pièce), adresse, téléphone et e-mail.
Pour une personne morale, le représentant légal du demandeur est automatiquement ajouté comme représentant du client.
À l'enregistrement, le demandeur est lié automatiquement au client créé — plus de double saisie entre le registre des clients et celui des demandeurs.
Actions sur un client
clients:write)Un client peut être associé à un compte utilisateur (onglet Paramétrage → Utilisateurs) pour lui donner accès à l'espace client sécurisé.
Gestion des dossiers
Le cœur du métier : suivi complet d'une affaire juridique
Vue d'ensemble
Le dossier est l'unité centrale de la plateforme. Il relie un client à un type d'affaire, un avocat responsable, un huissier, des intervenants, des tâches, des documents, des événements et des missions. Chaque dossier suit un cycle de vie via son statut, de « Prospect » à « Clôturé ».
Créer un dossier
Démarrer
Cliquer sur + Nouveau dossier depuis la liste ou le tableau de bord.
Client principal
Sélectionner le client dans la liste déroulante.
Type d'affaire
Choisir parmi les spécialités sélectionnées du cabinet (le code est stocké dans typeAffaire).
Nature de la mission
Cocher une ou plusieurs natures de mission (multi-choix parmi les paramètres nature_mission).
Responsables
Désigner l'avocat responsable et, le cas échéant, l'huissier responsable.
Intervenants
Ajouter des collaborateurs et définir leurs tâches attendues (cases à cocher parmi les modèles de tâches de la spécialité).
Parties adverses
Renseigner les parties adverses (nom, qualité) et le niveau de confidentialité.
Enregistrer
Les tâches sont générées automatiquement depuis les modèles de la spécialité et affectées à l'intervenant dont les tâches attendues incluent le titre du modèle.
À la création, les tâches issues des TacheTemplate de la spécialité sont créées et affectées automatiquement. Si aucune « tâche attendue » ne correspond, le responsable par défaut reste l'huissier (roleAttendu = "huissier") ou l'avocat responsable.
Page de détail — onglets
La fiche d'un dossier contient un résumé (client, avocat, huissier, confidentialité, parties adverses, échéance) puis cinq onglets :
Documents
Liste des documents du dossier + documents attendus selon la spécialité (statut Reçu/Manquant avec lien « Téléverser »).
Indicateurs « Publié client » et « Partage externe » par document.
Tâches
Tâches du dossier triées par échéance, avec responsable, priorité et statut.
Bouton Générer pour produire le PDF du modèle de document lié à la tâche.
Missions
Missions d'huissier, d'architecte, de conseiller juridique et de clerc rattachées au dossier.
Lien direct pour ajouter une nouvelle mission pré-remplie avec le dossier.
Démarches
Démarches administratives rattachées au dossier (référence, type, statut) avec accès direct à chaque fiche.
Bouton + Ajouter : ouvre l'assistant de création de démarche avec le dossier déjà pré-sélectionné.
Événements
Audiences, échéances, rendez-vous et significations liés au dossier.
Fil de discussion cliquable sur chaque événement.
En plus des spécialités contentieuses, le type d'affaire propose les spécialités du domaine démarches administratives : Urbanisme, Cadastre, Foncier & domaines, Fiscalité & enregistrement, Démarches administratives diverses. Chacune génère à la création un workflow (qualification → collecte → préparation → dépôt → instruction → décision → remise → clôture), des tâches de démarrage avec modèles de courrier (note de qualification, demande administrative, demande de pièces, bordereau de dépôt, relance, PV de remise…) et les types de documents attendus. Voir la section Démarches administratives ci-dessous.
Fonctions avancées du dossier
Matrice RACI
Définit pour chaque intervenant son rôle : Responsable, Approuveur, Consulté, Informé.
Les « tâches attendues » sont des cases à cocher parmi les titres des modèles de tâches de la spécialité.
Fil de discussion
Commentaires collaboratifs sur le dossier, accessibles aux utilisateurs autorisés.
Chaque événement et tâche possède aussi son propre fil de discussion.
Conflits d'intérêts
Détection et suivi des conflits d'intérêts entre dossiers (statut : détecté, ignoré, validé).
Lien vers le dossier en conflit pour vérification.
Checklist de clôture
Liste de contrôle à valider avant de clôturer un dossier.
Assure qu'aucune tâche ou document obligatoire ne reste en suspens.
Statut & partage client
Le statut est modifiable directement depuis la fiche (liste déroulante de 20+ statuts).
Le partage client rend le dossier visible dans l'espace client (réservé au créateur, responsable ou admin).
Les intervenants externes (huissier, architecte…) ne voient que les documents cochés « Partage externe ». Pensez à cocher cette option à l'upload si vous souhaitez partager un document avec eux.
Gestion des tâches
Suivi des actions, échéances et génération de documents PDF
Vue d'ensemble
Les tâches représentent les actions à accomplir sur les dossiers. Elles sont souvent créées automatiquement à partir des modèles de tâches (TacheTemplate) de la spécialité du dossier, mais peuvent aussi être créées manuellement. Chaque tâche a un responsable, une priorité, une échéance et un statut.
Priorités
Statuts
Générer un document PDF depuis une tâche
Quand une tâche correspond à un modèle de tâche (TacheTemplate), un lien Générerapparaît. Il ouvre le formulaire PDF pré-rempli avec les variables du dossier, du client et du cabinet. La substitution des variables est refaite côté serveur pour garantir la conformité du document.
Les tâches déchargées sur un intervenant restent actionnables par le responsable du dossier (avocat ou huissier) et par l'administrateur. Les autres utilisateurs n'ont qu'un accès en lecture seule.
Calendrier & événements
Audiences, échéances, rendez-vous et deadlines procédurales
Vue d'ensemble
Le calendrier agrège tous les événements du cabinet et les échéances des tâches. Il offre une vue mensuelle interactive, permet de créer des événements liés ou non à un dossier, et d'exporter le calendrier au format iCal pour synchronisation avec une application externe.
Types d'événements
Fonctions du calendrier
Vue mensuelle avec navigation entre mois.
Échéances de tâches affichées automatiquement sur le calendrier.
Export iCal pour synchroniser avec Google Calendar, Outlook, etc.
Événements publics client visibles dans l'espace client.
Cochez « Public client » lors de la création d'un événement pour qu'il apparaisse dans le calendrier de l'espace client (rendez-vous, audiences importantes…).
Missions d'huissier & externes
Significations, sommations, constats, saisies et missions de tiers
Vue d'ensemble
Le module Missions gère les actes confiés aux huissiers et aux intervenants externes (architectes, conseillers juridiques, clercs). Chaque mission est rattachée à un dossier, a un type d'acte, un destinataire, une date prévue et un statut.
Types d'actes d'huissier
Statuts de mission
Des missions spécifiques existent pour les architectes, conseillers juridiques et clercs, accessibles via l'onglet « Missions » du dossier ou le menu dédié.
Administration
Courrier, formalités, suivi des pièces et gestion des missions administratives
Vue d'ensemble
Le module Administration regroupe l'ensemble des tâches de support et de gestion procédurale du cabinet. Il centralise les demandes clients, le suivi des pièces et relances, la préparation des audiences, le suivi des formalités auprès des tribunaux et administrations, la gestion des missions confiées aux tiers et la gestion du courrier.
Demandes clients et registre des appels
Consignez les demandes des clients et enregistrez les appels (entrants et sortants) dans un registre chronologique.
Chaque appel est rattachable à un client ou à un dossier pour un suivi précis des échanges.
Suivi des pièces manquantes et relances
Identifiez rapidement les pièces manquantes d'un dossier et planifiez les relances écrites ou téléphoniques.
Un tableau de bord indique les dossiers en attente de documents et les relances en cours.
Préparation des audiences et réunions
Préparez les audiences, réunions et rendez-vous : convocations, ordres du jour et documents de synthèse.
Les éléments préparés sont liés au calendrier et aux dossiers concernés.
Formalités auprès des tribunaux et administrations
Suivez les dépôts, assignations, enregistrements et autres formalités auprès des juridictions et services administratifs.
Chaque formalité est datée, documentée et associée à l'acte ou au dossier correspondant.
Missions confiées aux tiers
Confiez, suivez et clôturez les missions aux huissiers, experts, clercs et autres prestataires.
Les missions sont rattachées à un dossier et indiquent un statut d'avancement.
Gestion du courrier
Enregistrez le courrier entrant et sortant, générez des lettres à partir de modèles et conservez l'historique.
Chaque courrier peut être rattaché à un client, un dossier ou une affaire en cours.
Distinction importante : « Demandes clients » enregistre les demandes que les clients font au cabinet ; « Démarches administratives » (menu dédié) pilote les demandes que le cabinet adresse aux administrations. Une carte pont dans la page Administration relie les deux espaces, et chaque demande client peut être convertie en démarche (« → Démarche ») avec pré-remplissage.
L'Administration couvre les fonctions transverses du cabinet : pensez à mettre à jour les statuts des relances, formalités et missions pour conserver une vue d'ensemble fiable.
Démarches administratives
Foncier, urbanisme, cadastre, fiscalité et domaines — Sénégal
Vue d'ensemble
Le module Démarches administratives (groupe de menu « Démarches adm. ») pilote les demandes adressées par le cabinet aux administrations sénégalaises : Cadastre (DGID), Urbanisme, Conservation foncière, Domaines, mairies et services fiscaux. Principe fondateur : le cabinet prépare, dépose et suit — seule l'administration délivre l'acte officiel. Chaque démarche est obligatoirement rattachée à un dossier juridique (elle hérite de sa confidentialité, de ses permissions et de sa GED documentaire).
Catalogue : 16 types de démarches
Urbanisme
Cadastre
Foncier & livre foncier
Domaines & transformation
Fiscalité & enregistrement
Divers
Créer une démarche — assistant en 5 étapes
Type & dossier
Choisir le type de démarche (les types à qualification obligatoire sont signalés) et le dossier juridique auquel elle se rattache. Depuis la fiche dossier, l'onglet Démarches propose « + Ajouter » avec le dossier pré-sélectionné.
Demandeur
Choisir un demandeur existant ou en créer un. Le bouton « Utiliser le client du dossier » pré-remplit la fiche et lie le demandeur au client. Les demandeurs déjà liés au client du dossier remontent en tête de liste.
Parcelle / bien
Si le type l'exige, sélectionner ou créer la parcelle concernée (NICAD, titre foncier, charges…).
Autorité & qualification
Choisir l'autorité compétente (paramétrable) et documenter les champs de qualification — obligatoires pour les 7 types ambigus.
Récapitulatif
Vérifier et créer. La démarche démarre en BROUILLON ou A_QUALIFIER, avec sa check-list de pièces matérialisée selon le type.
Une demande client du registre (Administration → Demandes clients) peut être convertie en démarche via le bouton « → Démarche » : l'objet, le requérant et le client sont pré-remplis et l'origine est tracée dans la qualification.
Cycle de vie — 19 statuts pilotés
Le workflow impose des transitions contrôlées : Brouillon → À qualifier → collecte (Attente client / Pièces partielles) → Contrôle interne → Prêt validation → Prêt à déposer → Déposé → En instruction → Complément demandé / Relance → Accepté / Refusé / Document délivré → Clôturé → Archivé. Les statuts Classé sans suite et Recours à étudier couvrent les issues alternatives.
Blocages automatiques (garde-fous juridiques)
Qualification incomplète : impossible de passer à la préparation ou au dépôt tant que sous-type, autorité, demandeur et objet ne sont pas documentés.
Pièces obligatoires manquantes : bloque « Prêt validation », sauf dérogation motivée et journalisée.
Validation avocat : exigée avant dépôt pour les démarches sensibles (succession, acquiescement, transformations foncières).
Dépôt incomplet : la transition vers « Déposé » exige date, déposant, canal et autorité.
Clôture bloquée tant que des débours ne sont pas rapprochés.
Fiche démarche — tout voir dès l'ouverture
Vue d'ensemble
« À faire » : la prochaine action suggérée selon le statut (collecter des pièces, déposer, relancer, faire valider…).
Progression par catégorie de pièce et liste des documents à établir par le cabinet non encore couverts.
Check-list par nature
Pièces regroupées en 5 sections : interne cabinet, pièce du client, technique, administratif à obtenir, preuve de dépôt / suivi.
Statuts par pièce : non demandée, demandée, reçue, validée — avec document GED associé et dérogations motivées.
Génération PDF
Modèles TPL_* cliquables : demande administrative, procuration, bordereau de dépôt, lettre de relance, compte rendu de dépôt, remise de document, note de recevabilité, extrait de plan cadastral…
Variables pré-remplies depuis la démarche (référence, demandeur, parcelle, autorité, liste des pièces). Le PDF est chiffré et versé dans la GED du dossier, avec option « Publié client ».
Journal, frais & délais
Journal d'événements horodaté (dépôts, relances, compléments, décisions) = piste d'audit opérationnelle.
Frais par démarche : honoraires, débours, taxes, timbres, avances — avec rapprochement.
Dates de relance programmées et délais paramétrables par autorité.
Registres et tableau de bord
Demandeurs
Registre des personnes physiques et morales au nom desquelles les demandes sont faites : identité complète, pièce d'identité / NINEA / RCCM, représentant légal, mandat et procuration.
Filtre Tous / Clients du cabinet / Tiers : un demandeur peut être le client, un héritier, un mandant ou un bénéficiaire — le lien clientId le rattache le cas échéant.
Parcelles
Référentiel des biens immobiliers : localisation, NICAD, titre foncier, section et numéro, charges inscrites, état de vérification.
Réutilisable d'une démarche à l'autre pour un même bien.
Tableau de bord du module
Compteurs opérationnels : démarches ouvertes, à qualifier, en attente d'administration, relances dues, documents délivrés non remis, débours non rapprochés.
Paramétrage du module
Trois onglets : types de démarches (check-lists, niveaux d'obligation des pièces, règles de qualification), autorités (bureaux compétents, délais, taxes), modèles de documents (TPL à variables). Réservé à parametres:write.
Articulation dossiers ↔ démarches ↔ spécialités
Le dossier reste le conteneur principal : créez un dossier avec une spécialité de démarche (Urbanisme, Cadastre, Foncier & domaines, Fiscalité, Divers) pour obtenir workflow, tâches et documents attendus automatiquement, puis rattachez-y une ou plusieurs démarches précises via l'onglet Démarches. Chaque démarche suit son propre cycle qualifié auprès de l'administration, indépendamment du statut du dossier.
Rôles métier couverts : l'assistante juridique (collecte, dépôt, relances), le juriste (qualification, rédaction), l'avocat (validation des dossiers sensibles), l'agent de liaison (dépôts et retraits) et le comptable (frais et rapprochement des débours). La permission demarches(read / write / validate / delete) se règle dans Paramétrage → Rôles ; la validation juridique exige demarches:validate ou un administrateur.
L'avertissement « sous réserve de recevabilité » affiché sur chaque démarche rappelle que le logiciel prépare et suit la demande : l'acte officiel reste délivré par l'administration compétente.
Gestion des documents
Téléversement, catégorisation, partage client et externe
Vue d'ensemble
Le module Documents centralise tous les fichiers du cabinet. Chaque document est rattaché à un dossier, possède une catégorie, un auteur, et deux options de visibilité : Publié client (visible dans l'espace client) et Partage externe (visible par les intervenants externes du dossier).
Catégories
Visibilité & partage
Publié client : le document est téléchargeable par le client via /api/documents/[id]/download.
Partage externe : visible par les intervenants externes du dossier (huissier, architecte…).
Dépôt client : badge indiquant un document versé par le client lui-même.
Téléverser un document
Démarrer
Cliquer sur + Ajouter un document depuis la liste ou l'onglet Documents d'un dossier.
Fichier
Sélectionner le fichier à téléverser.
Dossier & catégorie
Associer le document à un dossier et choisir une catégorie.
Type de document
Si l'upload vient d'un lien « Téléverser » d'un type attendu, le type est pré-rempli.
Options
Cocher « Publié client » et/ou « Partage externe » selon les besoins.
Enregistrer
Le document est immédiatement disponible et son téléchargement est sécurisé par vérification d'accès.
Le téléchargement côté client passe par une API dédiée qui vérifie session.clientId + publieClient — la matrice RACI ne s'applique pas aux clients.
Facturation
Émission de factures, suivi des paiements et soldes
Vue d'ensemble
Le module Facturation permet d'émettre des factures pour les clients et dossiers, d'enregistrer les paiements partiels ou totaux, et de suivre le solde restant dû. Chaque facture peut être imprimée avec l'en-tête et le pied de page du cabinet.
Statuts de facture
Suivi des paiements
Colonnes Total TTC, Payé et Reste calculées en temps réel.
Bouton Payer pour enregistrer un paiement (permission factures:write).
Impression de la facture avec logo, raison sociale et slogan du cabinet.
Les factures sont visibles par le client dans son espace client, avec le solde restant dû. Seul le client principal du dossier voit les factures.
Charges & immobilisations
Dépenses du cabinet, TVA et plans d'amortissement
Vue d'ensemble
Le module Charges enregistre les dépenses du cabinet. Une charge peut être simple (débit d'un compte de charge) ou une immobilisation amortie (débit d'un compte de classe 2, puis dotations mensuelles). Les charges peuvent être rattachées à un dossier, une tâche ou une mission d'huissier.
Charge simple
Écriture : D 6xx (compte de charge) + D 445 TVA / C 52-57 (trésorerie).
Catégorie de charge paramétrable (loyer, transport, fournitures, services, impôts, personnel, divers…).
Possibilité de lignes détaillées (désignation, quantité, prix unitaire, TVA).
Immobilisation amortie
Le HT est débité au compte de classe 2 choisi au lieu du compte de charge.
Réparti par dotations mensuelles : D 681x / C 28x (une écriture par ligne).
Deux modes : montant fixe ou taux annuel (dotation = base × taux / 12).
Comptabilisation des dotations
Les dotations échues sont passées à la création, puis via le bouton « Comptabiliser les dotations échues » sur la liste des charges. Cette action est idempotente (clé amortissement-<id>) et peut être automatisée par une tâche planifiée.
Le montant d'une immobilisation n'est plus modifiable dès qu'une dotation est comptabilisée, afin de préserver la cohérence comptable.
Comptabilité Syscohada automatisée
Comptabilité double entièrement automatisée, conforme au plan comptable OHADA
Vue d'ensemble
Le module Comptabilité implémente une comptabilité double entièrement automatisée et conforme au Syscohada (Système Comptable Ouest-Africain). Chaque opération du cabinet — facturation, charge, immobilisation, paie — génère automatiquement ses écritures comptables dans les bons comptes et les bons journaux, sans saisie manuelle. Le plan comptable, les journaux, les tiers, le grand-livre, le compte de résultat, le bilan et le rapport financier OHADA complet sont produits à partir des écritures validées.
Écritures automatiques
Facture émise → écriture de vente (D 4xx client / C 70x produit + C 445 TVA).
Charge enregistrée → écriture d'achat (D 6xx charge + D 445 TVA / C 52-57 trésorerie).
Immobilisation → D 2xx + dotations mensuelles D 681x / C 28x automatiques.
Bulletin de paie validé → écritures de charges de personnel (D 6xx / C 4xx).
Plan comptable
Consultation et recherche des comptes Syscohada (classes 1 à 7).
Mappings de comptes paramétrables (Paramétrage → Comptabilité).
Journaux & tiers
Journaux comptables (ACH, VTE, BQ, OD…) et tiers (clients, fournisseurs, employés, collaborateurs externes).
Écritures & grand-livre
Saisie et consultation des écritures, avec validation. Le grand-livre détaille les mouvements par compte.
Compte de résultat
Charges et produits sur la période sélectionnée, calculés automatiquement à partir des écritures validées.
Bilan
Bilan actif / passif — photo au dernier jour de la période, avec résultat net cumulé depuis le 1er janvier.
Rapport financier OHADA — automatisé
Le rapport financier OHADA complet est généré automatiquement : bilan, compte de résultat, SIG (Soldes Intermédiaires de Gestion), flux de trésorerie et paie. L'export PDF reproduit l'en-tête et le pied de page du cabinet (logo, raison sociale, slogan, pagination « Page X / N »). Le thème PDF est configurable dans Paramétrage → Cabinet & présentation.
Le rapport accepte un mode mois (1-12) ou une période personnalisée debut/fin (YYYY-MM-DD). Le compte de résultat, les SIG et les flux sont calculés sur la période sélectionnée à partir des écritures validées. Le bilan reste une photo au dernier jour de la période, avec un résultat net cumulé depuis le 1er janvier pour conserver l'équilibre actif / passif.
Les dotations soldeActuel des comptes ne sont plus utilisées directement pour le CR : les soldes à date et mouvements période sont recalculés via computeAccountBalancesAt etcomputeAccountMovements. Les lignes OHADA du rapport (SIG / CR / FLUX / CLASS_LABELS) sont partagées dans lib/report-rows.ts.
Sous-menus complémentaires
Paiements intervenants
Suivi des paiements aux prestataires externes (huissiers, experts…) — catégorie de charge dédiée PAIEMENT_INTERVENANT.
Rattachables à un dossier, une tâche ou une mission d'huissier ; statuts Impayée / Payée avec bouton de règlement et impression.
Versements sociaux et fiscaux
Suivi des versements de cotisations sociales (IPRES, CNSS) et d'impôts (IRPP) déclarés via la paie.
Impression des bordereaux de versement avec l'en-tête du cabinet.
Pilotage & rapports
Page Pilotage : indicateurs comptables du cabinet. Pages Bilan et Compte de résultat autonomes, exportables.
Rapport financier : vue OHADA complète avec filtre mois ou période personnalisée.
Aucune saisie comptable manuelle n'est nécessaire pour les opérations courantes : factures, charges, immobilisations et paie génèrent leurs écritures automatiquement. La saisie manuelle d'écritures reste disponible pour les opérations exceptionnelles (OD).
Personnel & paie
Employés, bulletins de paie (IRPP, IPRES, CNSS) et passage de mois facilité
Vue d'ensemble
Le module Personnel gère les employés du cabinet et leurs bulletins de paie. Il calcule automatiquement les cotisations sociales (IPRES, CNSS) et l'impôt sur le revenu (IRPP), avec un cumul annuel pour le barème progressif sénégalais. Les bulletins peuvent être créés à partir d'un modèle, générés en masse pour le passage d'un mois au suivant, validés, imprimés et téléversés.
Employés
Code, nom, poste, service, salaire de base, situation familiale et type de contrat.
Fiche détaillée et historique des bulletins par employé.
Bulletins de paie
Brut, net, IRPP cumulé annuel, IPRES (part patronale), CNSS (part patronale) et coût employeur.
Statuts : Brouillon → Validé → Payé (ou Désactivé).
Rubriques paramétrables (gains, déductions, cotisations) avec calcul automatique.
Créer un bulletin à partir d'un modèle
La page « Nouvelle fiche de paie » permet de créer un bulletin individuel facilement. Un champ « Modèle : bulletin d'un autre employé (optionnel) » permet de sélectionner un employé existant : le formulaire pré-remplit automatiquement toutes les rubriques, les taux (CNSS, IPRES) et le régime à partir du dernier bulletin de cet employé. Il suffit d'ajuster les valeurs si besoin et de valider.
Démarrer
Cliquer sur + Ajouter Nouvelle Fiche Paie depuis la page Personnel.
Employé
Sélectionner l'employé concerné dans la liste déroulante.
Modèle (optionnel)
Choisir un employé dans le champ « Modèle » pour pré-remplir les rubriques depuis son dernier bulletin.
Ajuster
Modifier les taux, rubriques et valeurs si nécessaire — le brut, le net et les charges se recalculent en temps réel.
Créer
Cliquer sur Créer le bulletin — le bulletin apparaît dans la liste avec le statut Brouillon.
Passer d'un mois au suivant — facilité
Le passage d'un mois au suivant est automatisé pour éviter toute ressaisie manuelle. Deux méthodes complémentaires sont disponibles :
Générer en masse
Bouton Générer bulletins : ouvre un formulaire avec mois source et mois cible.
Crée automatiquement les bulletins du mois cible pour tous les employés actifs, en copiant les rubriques du mois source.
Les bulletins déjà existants sont ignorés (idempotence) — aucun risque de doublon.
Navigation Précédent / Suivant
Boutons Précédent et Suivant sur la liste des bulletins pour parcourir les mois.
Le mois affiché est indiqué en clair (ex. « septembre 2026 »).
L'IRPP affiché est le cumul annuel (janvier → mois courant), conforme au barème progressif.
Pour clôturer un mois et passer au suivant : vérifiez que tous les bulletins du mois en cours sont validés (bouton « Paie à valider »), puis utilisez « Générer bulletins » avec le mois en cours comme source et le mois suivant comme cible. Les nouveaux bulletins héritent des rubriques et taux du mois précédent.
Cycle de vie d'un bulletin
Brouillon
Bulletin créé (manuelment ou par génération en masse) — modifiable librement.
Valider
Liste « Paie à valider » : contrôle des bulletins en brouillon avant validation.
Imprimer
Impression du bulletin individuel ou de la paie du mois complète (PDF).
Téléverser
Upload du bulletin signé (PDF) pour archivage et partage avec l'employé.
La validation d'un bulletin de paie génère automatiquement les écritures comptables correspondantes (charges de personnel) dans la comptabilité Syscohada — aucune saisie manuelle supplémentaire n'est nécessaire.
Congés, contrats et assurances
Congés
Demandes de congés des employés avec workflow de validation, soldes calculés automatiquement (2,5 jours / mois par défaut, paramétrable).
15+ types : congés annuels, maladie, mariage du travailleur ou d'un proche, décès, naissance, baptême, hospitalisation… — chacun avec règle de déduction du solde et justificatif exigé.
Plafonds réglementaires sénégalais paramétrables (Paramétrage → Paramètres, catégorie conges) : jours par mois, samedi/dimanche/fériés, durées max par événement familial.
Contrats de travail
Contrats par employé : type (CDI, CDD, stage…), dates, salaire, clauses paramétrables (confidentialité, non-concurrence).
Workflow d'approbation : seuls les rôles direction / associés peuvent valider un contrat ; impression PDF disponible par contrat.
Assurances
Gestion des assurances du personnel : assureurs, contrats, employés assurés et ayants droit, prestataires.
Suivi des paiements de primes et des factures d'assurance, avec circuit d'approbation (comptable / direction).
Pages dédiées : bilan par employé et impression des attestations.
Paramétrage
Configuration complète du cabinet en 9 onglets — réservé aux administrateurs
Vue d'ensemble
Le Paramétrage (lien dans l'en-tête, visible des administrateurs uniquement) regroupe toute la configuration du cabinet dans un classeur à 9 feuilles à onglets. Chaque feuille configure un aspect de la plateforme. La permission parametres:read donne l'accès en lecture, parametres:write autorise les modifications.
Les 9 onglets en détail
1. Cabinet & Présentation
Identité : raison sociale, description, slogan, adresse, téléphones, e-mail, site web, identifiant fiscal, identification légale.
Visuels : logo, cachet, image de présentation.
Page publique : slides du hero (titre, détail, couleur, police, CTA), images de la landing, valeurs, témoignages, thème (couleurs, polices) — voir la section « Vitrine web ».
Thème PDF : en-tête et pied de page des documents générés (variables {{annee}} et {{date}} acceptées).
2. Spécialités
Domaines juridiques du cabinet : code, libellé, description, ordre d'affichage. La case « Sélectionnée » fait apparaître la spécialité dans le type d'affaire à la création de dossier.
Types de documents attendus par spécialité (obligatoire ou non) — affichés Reçu/Manquant dans l'onglet Documents du dossier.
Étapes de workflow ordonnées par spécialité.
Inclut les 5 spécialités du domaine démarches administratives (Urbanisme, Cadastre, Foncier & domaines, Fiscalité, Divers).
3. Modèles de tâches
TacheTemplate : les modèles qui génèrent automatiquement les tâches à la création d'un dossier, rattachés à une spécialité et à une étape de workflow.
Par modèle : titre, délai en jours (J+n), rôle attendu (avocat, juriste, assistant, huissier), priorité.
contenuDocument : corps de document à variables [Libellé] ou {{cle|Libellé}} utilisé par la génération PDF et Word.
4. Bibliothèque de documents
Vue transversale de tous les modèles de documents (contenus des TacheTemplate), groupés par spécialité avec nombre de variables.
Actions par modèle : PDF (formulaire de génération pré-rempli), Word (édition structurée), Modifier et Désactiver/Activer.
« Pas de modèle » signale une tâche sans contenu documentaire — à compléter via Modifier.
5. Rôles
Définition des rôles du cabinet (avocat, juriste, assistant, huissier, comptable, RH, client…) avec indicateurs estAdmin et estClient.
Matrice de permissions par ressource (dossiers, clients, documents, tâches, factures, comptabilité, demarches…) et par action (read, write, validate, delete).
niveauConfidentialiteMax : plafond de confidentialité accessible au rôle.
Un rôle estAdmin a toutes les permissions, sans exception.
6. Utilisateurs
Comptes utilisateurs : nom, prénom, e-mail, titre, spécialité, rôle associé, statut actif.
Association possible à un client (accès espace client) ou à un employé.
Clé de signature électronique par utilisateur, utilisée pour signer les documents.
7. Paramètres
Listes déroulantes de toute l'application, organisées par catégories : types d'affaire, natures de mission, statuts, catégories de documents, règles de congés (conges_*), clauses de contrats (contrats.*)…
Chaque paramètre : code, libellé, ordre, actif — ajout/modification libres ; les paramètres se désactivent au lieu d'être supprimés.
8. Comptabilité
Catégories de charges : libellé + compte auxiliaire (6xx) ou d'immobilisation.
Taux de TVA applicables aux factures et charges.
Rubriques de paie : gains, déductions, cotisations avec ordre d'affichage.
Mappings de comptes : correspondance entre les opérations métier et les comptes Syscohada.
9. Audit
Journal d'audit chronologique des actions sensibles : qui (utilisateur), quoi (action et entité), quand (horodatage).
Recherche multi-mots et export — indispensable pour la traçabilité réglementaire du cabinet.
Le thème PDF (en-tête, pied de page, logo, slogan) est configurable séparément du thème de la landing page, via l'onglet Cabinet & présentation.
Le module Démarches administratives possède son propre paramétrage(Démarches adm. → Paramétrage) : types de démarches et leurs check-lists, autorités compétentes (délais, taxes) et modèles de documents — indépendant de ce classeur général.
Espace client
Portail sécurisé dédié aux clients du cabinet
Vue d'ensemble
L'espace client est un portail séparé (en-tête doré) accessible aux clients disposant d'un compte. Il offre une vue filtrée et sécurisée des dossiers, documents, factures et événements du client, ainsi qu'un module de téléversement de documents.
Accueil client
Indicateurs : mes dossiers, documents publiés, mes factures et solde restant dû.
Tableaux : dossiers récents, prochains rendez-vous/échéances, documents et factures récentes.
Téléversement de documents directement depuis l'accueil.
Modules client
Mes dossiers : dossiers où clientId correspond à la session.
Mes documents : uniquement les documents publieClient = true.
Mes factures : factures du client, avec solde restant dû.
Événements : événements publics client à venir.
Le middleware.ts redirige les sessions client vers /login pour toute route/api/* hors /api/auth et /api/client. Le téléchargement de documents passe par /api/documents/[id]/download avec vérification clientId +publieClient.
Les clients ne voient que les documents explicitement publiés (publieClient = true) et ne peuvent pas accéder aux API du cabinet. Toute nouvelle API appelée depuis l'espace client doit être ajoutée à la liste d'autorisation du middleware ou placée sous /api/client.
Vitrine web — landing page du cabinet
Site public moderne, immersif et entièrement paramétrable, relié en sécurité à l'application de gestion
Vue d'ensemble
La vitrine est la page publique du cabinet (page d'accueil du site) : une landing page moderne et cinématique qui présente l'identité, les valeurs, les spécialités et les coordonnées du cabinet sur la web-sphère. Elle est entièrement paramétrable depuis Paramétrage → Cabinet & présentation — aucune ligne de code à modifier.
Contenu & identité
Hero multi-slides animé : carrousel de slides (titre, détail, couleur, police, bouton d'appel à l'action) avec flèche de défilement.
Bandeau défilant des spécialités (marquee) : les domaines d'expertise du cabinet défilent en continu.
Section présentation : texte institutionnel + image configurable du cabinet.
Valeurs en cartes spotlight : les principes du cabinet mis en lumière au survol.
Témoignages clients et compteurs animés (références, années d'expérience…).
Bloc contact complet : téléphone(s), e-mail, adresse, site web, identifiants légaux + CTA.
Paramétrage & sécurité
Tout se configure dans Paramétrage → Cabinet & présentation : raison sociale, slogan, description, logo, coordonnées, slides du hero, images, valeurs, témoignages.
Thème visuel propre : couleurs et polices du cabinet, indépendantes du thème PDF des documents.
Responsive : navigation adaptée mobile avec tiroir, animations de révélation au scroll.
Liaison sécurisée : boutons d'accès vers la connexion cabinet et l'espace client (session + MFA). Aucune donnée métier (dossiers, clients, documents, comptabilité) n'est exposée sur la vitrine.
Visibilité
Présence web professionnelle : le cabinet existe en ligne avec une image moderne, à jour de ses coordonnées et de son expertise.
Image de marque
La vitrine incarne la personnalité du cabinet : valeurs, ton, couleurs, spécialités — une identité cohérente qui inspire confiance.
Acquisition
Les visiteurs trouvent les spécialités, les références et les coordonnées — puis basculent vers le contact ou l'espace client. La vitrine raconte le cabinet, l'application le fait travailler.
La vitrine et l'application partagent la même identité visuelle mais sont strictement séparées : la page publique ne lit aucune donnée confidentielle, et l'accès au cabinet passe toujours par l'authentification MFA. Pensez à renseigner les slides du hero, les valeurs et les témoignages dans Paramétrage pour que la vitrine reflète fidèlement votre cabinet.
Mon profil
Informations personnelles, sécurité du compte et signature
Vue d'ensemble
La page Mon profil (accessible depuis votre nom dans l'en-tête) permet à chaque utilisateur de gérer ses informations personnelles et sa signature électronique, indépendamment du paramétrage administrateur.
Informations
Prénom, nom, titre et spécialité affichés dans les documents et l'en-tête de l'application.
Changement de mot de passe sécurisé.
Signature électronique
Téléversement de votre image de signature — utilisée sur les courriers et documents générés.
Stockage chiffré, aperçu avant enregistrement.
Bulletins signés
Si votre compte est lié à un employé : accès à vos bulletins de paie signés téléversés par le cabinet.
L'accès à la plateforme exige une session avec MFA vérifié (code envoyé par e-mail). Pensez à garder votre adresse e-mail à jour.
Sécurité, rôles & confidentialité
RBAC, isolation par rôle, intervenants externes et niveaux de confidentialité
Vue d'ensemble
La plateforme applique un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC). Chaque rôle possède des permissions par ressource (read/write) et un niveau de confidentialité maximum. L'accès aux données est filtré côté serveur à chaque requête.
Isolation par rôle
Avocats / huissiers : voient leurs dossiers (responsable ou intervenant RACI).
Assistants : accès selon permissions explicites.
Clients : uniquement leurs dossiers et documents publiés.
Administrateurs : accès complet au cabinet et au paramétrage.
Intervenants externes
Un utilisateur est « externe » si son rôle n'est ni admin ni client et n'a pas la permission documents:read (ex. huissier, architecte).
Les externes ne voient que les documents partageExterne = true, filtrés dans toutes les listes et vérifiés sur l'API.
Bonnes pratiques
Cochez « Partage externe » uniquement pour les documents que vous souhaitez réellement partager avec les intervenants externes du dossier.
Définissez un niveau de confidentialité approprié sur chaque dossier sensible. Les rôles dont le niveau maximum est inférieur n'y auront pas accès.
Vérifiez régulièrement le journal d'audit (Paramétrage → Audit) pour suivre les actions sensibles effectuées sur la plateforme.
Questions fréquentes
Réponses aux interrogations courantes
Comment sont générées les tâches à la création d'un dossier ?
Les tâches sont créées automatiquement depuis les TacheTemplate de la spécialité du dossier. Chaque tâche est affectée à l'intervenant dont les « tâches attendues » incluent le titre du modèle. Sans correspondance, le responsable par défaut reste l'huissier ou l'avocat responsable.
La comptabilité est-elle vraiment automatisée ?
Oui. Chaque opération du cabinet (facture émise, charge enregistrée, immobilisation, bulletin de paie validé) génère automatiquement ses écritures comptables dans les bons comptes Syscohada et les bons journaux. Aucune saisie manuelle n'est nécessaire pour les opérations courantes. Le rapport financier OHADA complet (bilan, résultat, SIG, flux, paie) est produit à partir des écritures validées et exportable en PDF.
Comment créer un bulletin de paie à partir d'un modèle existant ?
Sur la page « Nouvelle fiche de paie », un champ « Modèle : bulletin d'un autre employé (optionnel) » permet de sélectionner un employé. Le formulaire pré-remplit automatiquement toutes les rubriques, taux et régime à partir du dernier bulletin de cet employé. Il suffit d'ajuster les valeurs si besoin et de valider.
Comment passer facilement d'un mois de paie au suivant ?
Utilisez le bouton « Générer bulletins » : il ouvre un formulaire avec mois source et mois cible. Les bulletins du mois cible sont créés automatiquement pour tous les employés actifs en copiant les rubriques du mois source. Les bulletins déjà existants sont ignorés (pas de doublon). Vous pouvez aussi naviguer avec les boutons Précédent / Suivant sur la liste des bulletins.
Un client peut-il télécharger tous les documents de son dossier ?
Non. Le client ne voit que les documents dont l'option « Publié client » est cochée. Le téléchargement est vérifié côté serveur via session.clientId + publieClient.
Puis-je modifier le montant d'une immobilisation après comptabilisation d'une dotation ?
Non. Dès qu'une dotation est comptabilisée, le montant de l'immobilisation devient non modifiable afin de préserver la cohérence du plan d'amortissement.
Comment fonctionne le rapport financier sur une période ?
Le compte de résultat, les SIG et les flux sont calculés sur la période sélectionnée (mois ou debut/fin) à partir des écritures validées. Le bilan reste une photo au dernier jour de la période, avec un résultat net cumulé depuis le 1er janvier.
Les intervenants externes voient-ils tous les documents ?
Non. Les intervenants externes (huissier, architecte…) ne voient que les documents cochés « Partage externe ». Ce filtre s'applique partout : listes, page dossier et API.
Comment synchroniser le calendrier avec mon application ?
Utilisez le bouton d'export iCal sur la page Calendrier. Le fichier généré peut être importé dans Google Calendar, Outlook ou toute application compatible.
Quelle est la différence entre « Demandes clients » et « Démarches administratives » ?
« Demandes clients » (menu Administration) enregistre les demandes que les clients adressent au cabinet. « Démarches administratives » pilote les demandes que le cabinet adresse aux administrations (Cadastre, DGID, Domaines, mairies…). Une demande client peut être convertie en démarche en un clic depuis le registre.
Pourquoi ma démarche reste-t-elle bloquée en « À qualifier » ?
Sept types de démarches sont volontairement ambigus et exigent une qualification complète avant toute préparation : avis favorable, radiation, mainlevée, duplicata, enregistrement d'acte, déclaration après décès et acquiescement fiscal. Renseignez le sous-type, l'autorité compétente, le demandeur et l'objet précis dans la fiche pour débloquer le workflow.
Le cabinet peut-il délivrer un extrait de plan cadastral ou un NICAD ?
Non. L'application distingue strictement ce que le cabinet prépare (courriers, paquets de dépôt, notes) de ce que seule l'administration délivre (actes officiels). La check-list sépare les pièces « document interne cabinet » des « documents administratifs à obtenir ».
Peut-on déposer une démarche avec des pièces manquantes ?
Non par défaut : la transition « Prêt validation » est bloquée si des pièces obligatoires manquent. Une dérogation est possible uniquement avec un motif documenté — elle est journalisée dans l'historique de la démarche.
Comment lier un demandeur à un client du cabinet ?
Dans la fiche demandeur (Démarches adm. → Demandeurs), un sélecteur « Client du cabinet lié » permet l'association. Dans l'assistant de création de démarche, le bouton « Utiliser le client du dossier » crée et lie la fiche en un clic. Inversement, la page « Nouveau client » permet de créer un client depuis un demandeur existant.
Quelles spécialités choisir pour un dossier de démarches administratives ?
Cinq spécialités couvrent le domaine : Urbanisme, Cadastre, Foncier & domaines, Fiscalité & enregistrement, et Démarches administratives diverses. À la création du dossier, elles génèrent automatiquement le workflow, les tâches de démarrage (avec modèles de courrier) et les documents attendus.
Qui peut valider une démarche sensible (succession, acquiescement) ?
Un utilisateur disposant de la permission demarches:validate ou un administrateur. Ces démarches ne peuvent pas passer à « Prêt à déposer » sans cette validation explicite.
Où suivre les relances à faire auprès des administrations ?
Le tableau de bord du module Démarches affiche les relances dues, les démarches en attente d'administration, les documents délivrés non remis et les débours non rapprochés. Chaque fiche démarche indique en tête la prochaine action à effectuer.